Judo Bond Nederland

District Noord-Holland

Taakomschrijving districtsbestuur

1. Algemene taak van het districtsbestuur
1. Uitvoeren van het beleid van het bondsbestuur. Doorvertalen van dit beleid naar het DNH met betrekking tot aikido, jiu jitsu en judo. Dit doorvertaalde beleid wordt vastgelegd in een voortschrijdend vierjaren beleidsplan en een hieruit voortvloeiend jaarplan. 

2. Zorgdragen voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van dat beleid in het district. 

3. Vertegenwoordigen van de JBN naar externe organisaties (zoals lokale overheden, provinciale sportraden, bedrijfsleven) in het district. 

4. Onderhouden van contacten met verenigingen, sportscholen en andere rechtspersonen in het district, het verzamelen van informatie welke van belang is voor de voorbereiding en de uitvoering van het beleid. 

5. Informeren van andere districten en het bondsbestuur over ontwikkelingen in het district (bijvoorbeeld succesvolle projecten of initiatieven) die van belang kunnen zijn voor een beter functioneren van de JBN. 

6. Onderhouden van regelmatige contacten met de districtscommissies en afdelingsleiders.

2.  Districtvoorzitter
a. Heeft de algehele leiding en representatie van het district. 

b. Leidt de vergaderingen en bijeenkomsten en vertegenwoordigt het district waar nodig. 

c. Coördineert de werkzaamheden van zijn medebestuursleden. 

d. Initieert het vierjaren beleidsplan van het district en het hieruit voortvloeiend jaarplan. 

e. Behartigt de public relations (PR) van het district. 

f. Draagt zorg voor de uitreiking van bijzondere promoties.  

g. Onderhoudt contacten met andere sportorganisaties en overheidsinstellingen in het district. 

h. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op ten behoeve van zijn werkzaamheden. 

i. Participeert in het landelijke overleg van districtsvoorzitters met de bondsvoorzitter en het tripartiete overleg van de voorzitters. 

j. Onderhoudt regelmatig contact met de voorzitter(coördinator) van de districtbondsraad.  

k. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar.

3.  Districtsecretaris
a. Verzorgt namens het districtsbestuur de briefwisseling en bewaart van alle correspondentie een afschrift; beheert het archief. 

b. Verstuurt relevante binnenkomende post naar zijn medebestuursleden. 

c. Stelt in overleg met de districtsvoorzitter de agenda vast van de bestuursvergaderingen en draagt zorg voor de verzending naar zijn medebestuursleden minimaal een week voor de vergadering. Met de agenda worden alle relevante vergaderstukken meegezonden. 

d. Verzorgt de notulen van de bestuursvergaderingen, archiveert deze en verstuurt deze naar zijn medebestuursleden en bondsbestuur binnen 14 dagen na de vergadering.  

e.         Maakt aan de hand van de notulen een besluitenlijst. Hij verstuurt deze naar zijn medebestuursleden, bondsbestuur, leden en plaatsvervangende leden van de bondsraad, leden van de commissies en afdelingsleiders. 

f. Maakt een lijst van alle lopende zaken, de actiepuntenlijst. Hij verstuurt deze lijst naar zijn medebestuursleden. 

g. Stuurt de binnengekomen verslagen van de commissievergaderingen naar zijn medebestuursleden. 

h. Stuurt de verslagen van de tripartiete overleggen naar de leden en plaatsvervangende leden van de bondsraad en naar zijn medebestuursleden en indien van toepassing naar de leden van de betreffende commissie. 

i. Ziet toe op en archiveert de correspondentie van de commissies en afdelingsleiders. 

j. Verzorgt de verzending van het evenementenoverzicht. 

k. Stelt de agenda op van de jaarlijkse districtsvergadering en eventuele andere districtsvergaderingen en verstuurt deze. Dit geschiedt met inachtneming van de betreffende bepalingen in de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de JBN.

l. Verzamelt voor de vergaderstukken van de jaarlijkse districtsvergadering de jaarverslagen van hem en van zijn medebestuursleden, bondsraad, commissies en afdelingleiders; archiveert deze. 

m. Maakt ten behoeve van de jaarlijkse districtsvergadering de vergaderstukken en stuurt deze naar alle belanghebbenden. 

n. Verzorgt de notulen van de districtsvergaderingen, archiveert deze en verstuurt deze binnen zes weken na de vergadering naar alle belanghebbenden. 

o. Beheert het districtreglement en legt noodzakelijk geachte wijziging(en) of aanvulling(en) voor aan zijn medebestuursleden. 

p. Houdt een overzicht bij van de district onderscheidingen. 

q. Verwerkt de resultaten van de danexamens judo en jiu-jitsu. 

r. Beheert het administratieve materiaal en – apparatuur. 

s. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor het secretariaat. 

t. Participeert in het landelijke overleg van de districtssecretarissen met de directeur van het bondsbureau. 

u. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

4.  Portefeuillehouder beheer financiële middelen
a. Beheert de geldmiddelen van het district, verricht de betalingen die door het districtsbestuur zijn goedgekeurd en voert de financiële administratie. 

b. Vergoedt of laat vergoeden de declaraties van de medewerkers indien deze voldoen aan de gestelde voorwaarden; controleert de door de commissies behandelde declaraties. 

c. Meldt de ontvangen inschrijfgelden voor de diverse activiteiten aan de betreffende commissies of afdelingsleiders en draagt met hen zorg voor het volledig ontvangen van de verschuldigde gelden. 

d. Vervaardigt het financiële jaarverslag volgens de door het bondsbestuur vastgestelde richtlijnen. 

e. Verzamelt de diverse deelbudgetten van bestuursleden, commissies en afdelingsleiders. 

f. Stelt jaarlijks een concept begroting en budget aanvraag op conform de door het bondsbestuur vastgestelde richtlijnen en aan de hand van de (deel) begrotingen van bestuursleden en / of portefeuillehouders en de respectieve commissies. 

g. Legt deze concept begroting en budgetaanvraag ter goedkeuring voor aan zijn medebestuursleden en na deze goedkeuring aan het bondsbestuur. 

h. Participeert in het tripartiete overleg financiën. 

i. Onderhoudt regelmatig contact met de portefeuillehouder financiën en ledenadministratie van de districtbondsraad. 

j. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

5. Portefeuillehouder communicatie extern
a. Onderhoudt regelmatig contacten met verenigingen, sportscholen en andere rechtspersonen in het district en brengt de wensen van deze organisaties over aan zijn medebestuursleden. 

b. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

c. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille. 

d. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

6.  Portefeuillehouder communicatie intern
a. Beheert de website van het district. 

b. Draagt zorg voor het vermelden van de diverse prestaties op de district website en in de landelijke bondsorganen.   

c. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

d. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille. 

e. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

7.  Portefeuillehouder medewerkers en organisatie
a. Is verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid binnen de districtsorganisatie. 

b. Onderhoudt over dit beleid goede contacten met zijn medebestuursleden en commissieleden. 

c. Ontwikkelt initiatieven en activiteiten die het contact tussen de diverse medewerkers binnen het district bevordert en meer inhoud geeft. 

d. Ontwikkelt initiatieven en activiteiten die het contact tussen de verenigingen, sportscholen en andere rechtspersonen binnen het district meer inhoud geeft.  

e. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

f.  Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille. 

g. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar.

8. Portefeuillehouder technische zaken
a. Ontwikkelt initiatieven en activiteiten op het gebied van de gradueringen en de opleidingen van de JBN. 

b. Beoordeelt en verzorgt de aanvragen voor ere promotie en draagt zorg voor de uitreiking ervan. 

c. Onderhoudt contacten met de leerkrachten. 

d. Coördineert de technische stages, trainingen en bijeenkomsten op het gebied van aikido, jiu-jitsu en judo binnen het district. 

e. Bezoekt deze stages, trainingen en bijeenkomsten. 

f. Houdt toezicht op het functioneren van en onderhoudt contacten met de district activiteiten commissie jiu-jitsu (DACJJ), de district aikido commissie (DAC), de district graden commissie judo (DGCJ) en jiu-jitsu (DGCJJ). 

g. Bezoekt de danexamens in het district. 

h. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

i. Onderhoudt regelmatig contact met de portefeuillehouder breedtesport van de districtbondsraad. 

j. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille in overleg met de tot zijn portefeuille horende commissies (DACJJ, DAC, DGCJJ en DGCJ). 

k. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

9.  Portefeuillehouder evenementen
a. Is verantwoordelijk voor het op de juiste wijze (laten) uitvoeren van de wedstrijdbepalingen jiu-jitsu en judo. 

b. Is aanwezig bij alle door het district georganiseerde wedstrijden. 

c. Houdt toezicht op het functioneren van en onderhoudt contacten met de district toernooien commissie (DTC), district wedstrijd organisatorische commissie (DWOC), de district scheidsrechtercommissie (DSCJ) en voor wat betreft wedstrijden met de district activiteiten commissie jiu-jitsu (DACJJ) en met de afdelingsleiders (N, ZW, ZO). 

d. Onderhoudt contacten met de leerkrachten binnen het district van wie de leerlingen acteren op topsportniveau. 

e. Is – zoveel als mogelijk – aanwezig bij de wedstrijden van deze jiu-jitsuka en judoka.  

f. Bezoekt – met enige regelmaat – de selectietrainingen. 

g. Stimuleert door betrokkenheid verenigingen, sportscholen en andere rechtspersonen buiten hun eigen organisatie voor topsport te participeren, te waarderen en te ondersteunen.  

h. Stelt voor elk seizoen de data vast van de districtevenementen aan de hand van de door het bondsbestuur vastgestelde agenda en treedt daarbij in overleg met zijn medebestuurders, commissies en afdelingsleiders.  

i. Is verantwoordelijk voor de vervaardiging van het evenementenoverzicht. 

j. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

k. Onderhoudt regelmatig contact met de portefeuillehouder ledenzaken en wedstrijdzaken van de districtbondsraad. 

l. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille in overleg met de tot zijn portefeuille horende commissies (DTC, DWOC, DSCJ, DAJJ voor wedstrijden) en afdelingleiders. 

m. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar. 

10. Portefeuillehouder breedtesport
a. Onderhoudt contact met de betreffende verenigingsconsulent op het bondsbureau. 

b. Ontwikkelt initiatieven en activiteiten op het gebied van jeugdzaken en voor mensen met een beperking. 

c. Coördineert de activiteiten op het gebied van jeugdzaken en voor mensen met een beperking. 

d. Ontwikkelt initiatieven om het jeugdbeleid van de JBN te integreren in de organisatie van jeugdtoernooien, toernooien voor mensen met een beperking, alsmede van andere activiteiten. e.         Bezoekt deze activiteiten. 

f. Houdt toezicht op het functioneren van en onderhoudt contacten met de district jeugd commissie (DJC) en in voorkomende gevallen met de afdelingsleiders. 

g. Onderhoudt contacten met de organisatoren van evenementen voor mensen met een beperking. 

h. Onderhoudt regelmatige contacten met de verenigingen, sportscholen en andere rechtspersonen in het district en brengt de wensen van die organisaties over aan het districtbestuur. 

i. Participeert in het betreffende tripartiete overleg. 

j. Onderhoudt regelmatig contact met de portefeuillehouder breedtesport van de districtbondsraad. 

k. Stelt jaarlijks in maart een deelbegroting en budgetaanvraag op voor zijn portefeuille in overleg met de tot zijn portefeuille horende commissie (DJC) en in voorkomende gevallen met de afdelingsleiders.

l. Stelt jaarlijks in januari ten behoeve van de districtsvergadering een verslag op over zijn activiteiten in het afgelopen jaar.